Šiuolaikinėmis sąlygomis verslo valdymas yra gana sudėtingas procesas, kurio viena svarbiausių dalių – verslo procesų analizė (BPA). Anksčiau ar vėliau šis žingsnis tampa neišvengiamas kiekvienai įmonei. Kiekvienas verslas pasiekia tokį raidos etapą, kai būtina optimizuoti ir automatizuoti procesus, siekiant pagerinti tiek klientų aptarnavimą, tiek komandos efektyvumą. Būtent šiame etape dauguma įmonių pradeda diegti ERP sistemą – įrankį, kuris automatizuoja visus verslo procesus, padeda mažinti sąnaudas ir didina veiklos našumą.
ERP sistemos diegimas yra sudėtingas procesas, kuriam būtina kruopščiai pasiruošti. Nors techninė diegimo pusė yra svarbi, tačiau būtent ji dažniausiai nebūna pagrindinė nesėkmių priežastis. Prieš pradedant diegti ERP sistemą, itin svarbu gerai suprasti įmonės verslo procesus ir poreikius. Verslo procesų analizė (BPA), atliekama prieš ERP diegimą, padeda nustatyti sritis, kurias reikia optimizuoti, atskleisti esamus veiklos trūkumus ir sumažinti galimas rizikas.
Šiame straipsnyje aptarsime, kodėl svarbu tinkamai pasiruošti ERP sistemos diegimui, paaiškinsime, kodėl verslo procesų analizė (BPA) yra esminis pasirengimo etapas, ir pasidalinsime patarimais, kaip šį procesą atlikti kuo efektyviau.
Kas yra verslo procesų analizė (BPA)?
Verslo procesų analizė (BPA) – tai sistemingas požiūris į įmonės esamų verslo procesų tyrimą, siekiant nustatyti vidaus veiklos neefektyvumą ir rasti būdus, kaip ją optimizuoti.
Pagrindiniai BPA tikslai yra:
• mažinti sąnaudas
• spartinti procesų vykdymą
• didinti produktyvumą
• priimti pagrįstus sprendimus dėl veiklos optimizavimo
• gerinti paslaugų ar produktų kokybę
• didinti klientų pasitenkinimą
Verslo procesų analizės (BPA) privalumai
Veiklos efektyvumo gerinimas
Tinkamai atlikta verslo procesų analizė padeda sumažinti laiką ir išteklius, reikalingus rinkodaros kampanijoms kurti, naujų darbuotojų įvedimui, pardavimų paieškai bei daugeliui kitų procesų.
Sąnaudų mažinimas
Verslo procesų analizė padeda paspartinti užduočių vykdymą ir pašalinti procesų pasikartojimus. Be to, ji prisideda prie išlaidų mažinimo, kas turi reikšmingos įtakos įmonės finansiniams rezultatams.
Įmonės kultūros tobulinimas
Darbuotojų pasitenkinimas darbo vieta tiesiogiai veikia jų produktyvumą. Atlikus verslo procesų analizę aiškiai matyti, kuriuos aspektus reikia tobulinti, kad padidėtų darbuotojų komforto lygis.
Konkurencingumo didinimas
Verslo procesų analizė palengvina naujų technologijų greitą ir sklandų diegimą, o tai savo ruožtu padeda įmonei išlikti konkurencingai, teikiant aktualias paslaugas ar produktus.
Verslo procesų optimizavimo ir automatizavimo galimybė
Verslo procesų analizė yra procesų automatizavimo pagrindas, nes ji padeda identifikuoti įmonės poreikius. Tai lemia didesnį darbo produktyvumą ir didesnį pelną. BPA yra raktas, leidžiantis patobulinti procesus dar prieš juos automatizuojant.
Pagrindiniai verslo procesų analizės (BPA) etapai
Tikslų nustatymas
Tai yra pirmasis ir svarbiausias žingsnis, nuo kurio priklauso galutinė sėkmė. Labai svarbu aiškiai apibrėžti, ką norima pasiekti. Dažniausiai siekiami tikslai yra pelno didinimas, darbo našumo gerinimas ir sąnaudų mažinimas.
Procesų apibrėžimas
Kitas žingsnis – nustatyti procesą, kuris kelia daugiausia problemų ir sukelia neefektyvumą. Šiuo atveju svarbu aiškiai apibrėžti proceso ribas, kad jo apimtis nebūtų per didelė.
Procesų analizė
Yra keletas verslo procesų analizės (BPA) metodų, o jų pasirinkimas priklauso nuo siekiamo tikslo. Populiariausi yra spragų analizė, vertės analizė ir šakninių priežasčių analizė.
Reikalingų patobulinimų kūrimas
Kai nustatomi trūkumai, itin svarbu tinkamai parengti patobulinimus. Dažniausiai pasirenkami sprendimai yra svarbių procesų optimizavimas, „sąstovių“ pašalinimas ir klientų sąveikos gerinimas. Šiame etape labai svarbu atsižvelgti į visas galimas išorines pasekmes (t. y. netiesiogines sąnaudas ar naudą, kurias sukelia jūsų verslas).
Proceso įgyvendinimas
Šiame etape dalyvauja įvairių skyrių specialistai, kurie turi turėti pakankamai išteklių, kad galėtų efektyviai įvykdyti jiems paskirtą užduotį.
Rezultatų stebėjimas
Po įgyvendinimo itin svarbu stebėti procesus ir patikrinti, ar pokyčiai lemia geresnį veiklos rezultatyvumą bei ar jie sukelia kokių nors išorinių pasekmių.
Pasiruošimas ERP sistemos diegimui
Verslo procesų analizė (BPA) yra esminė dalis ruošiantis ERP sistemos diegimui. Be esamų problemų identifikavimo, ši analizė padeda užtikrinti, kad naujoji sistema būtų sėkmingai integruota į įmonės esamus procesus.
Spragų analizė prieš ERP sistemos diegimą yra privaloma, ir štai kodėl. Šis metodas padeda nustatyti sritis, kuriose verslo procesai yra neefektyvūs arba neatitinka įmonės poreikių ir tikslų. Būtent spragų analizė leidžia identifikuoti skirtumą tarp esamos ir pageidaujamos proceso veiklos.
Viena iš svarbių ERP sistemos diegimui pasiruošti skirtų veiklų – šakninių priežasčių analizė. Šis metodas leidžia nustatyti pagrindines neatitikimų ir problemų priežastis bei jas pašalinti. ERP projektuose šakninių priežasčių analizė padeda pagerinti verslo procesų efektyvumą, užkirsti kelią problemų pasikartojimui, stiprina klientų pasitikėjimą ir didina darbuotojų pasitenkinimą.
Dar vienas įdomus verslo procesų analizės modelis – „as-is“ ir „to-be“ procesų analizė. „As-is“ aprašo esamą situaciją, o „to-be“ – tai projekcinė vizija, orientuota į procesų tobulinimą ir modernizavimą. Verslo procesų analizė (BPA) yra vienas iš svarbiausių žingsnių prieš ERP sistemos diegimą, nes ji suteikia daugybę privalumų ir yra vienas pagrindinių ERP sėkmės veiksnių.
Sustiprinkite savo ERP sistemos diegimą – pradėkite nuo verslo procesų analizės jau šiandien!
Kodėl verslo procesų analizė (BPA) yra lemiama ERP sistemos sėkmei
Verslo procesų analizė (BPA) yra neišvengiamas žingsnis įmonėms, siekiančioms sėkmingai įdiegti ERP sistemą ir naudotis ja be problemų. Iš esmės, detalioji analizė ne tik leidžia pasirinkti idealią sistemą, atitinkančią konkrečios įmonės poreikius, bet ir paruošti ją tolimesniam augimui bei pokyčiams. Tai užtikrina efektyvų komandos darbą ir sumažina ateities sąnaudų riziką, susijusią su sistemos perdarymu ar net pakeitimu.
Verslo tikslų suderinimas su sistema
Analizė leidžia išnagrinėti įmonės esamus verslo procesus, nustatyti jų silpnąsias ir stipriąsias puses bei apibrėžti įmonės verslo tikslus. Aiškus esamų procesų ir tikslų supratimas padeda geriau pritaikyti ERP sistemą konkretiems poreikiams, o tai savo ruožtu sumažina diegimo laiką ir sąnaudas.
Pakartotinių ciklų mažinimas
Pakartotiniai ciklai – tai pasikartojantys darbo etapai projekte. Šių ciklų sumažinimas gali žymiai pagreitinti diegimo procesą ir sumažinti sąnaudas.
Rizikos mažinimas diegiant ERP sistemą
Verslo procesų analizė (BPA) padeda nustatyti galimas problemas, susijusias su ERP sistemos diegimu, ir iš anksto imtis priemonių rizikai pašalinti. ERP pasirengimo vertinimas padeda išvengti nereikalingų sąnaudų ir neoptimalios sprendimų kokybės.
Komandų suderinimas
ERP sistemos diegimas reiškia daugybę pokyčių įmonės veikloje, todėl itin svarbu tinkamai pasiruošti šiam pereinamajam etapui. Kad viskas vyktų sklandžiai, komanda turi dirbti kaip vieninga, o visi skyriai – efektyviai bendrauti tarpusavyje. Suinteresuotųjų šalių suderinimas ERP diegimo metu yra esminis sėkmei pasiekti.
Šiame kontekste taip pat negalima nuvertinti verslo procesų analizės svarbos ERP diegimui, nes ji yra pagrindinis veiksnys koordinuotam komandiniam darbui užtikrinti. Svarbu pabrėžti, kad, kaip taisyklė, BPA prasideda nuo įmonės verslo procesų dokumentacijos studijavimo, kuri pateikia „dabartinės situacijos“ atspindį.
Būtina pasidalinti analizės rezultatais su visomis dalyvaujančiomis komandomis, įskaitant konsultantus, verslo naudotojus ir IT skyrių. Tokiu būdu komandos gali aptarti rezultatus ir suprasti, kaip joms reikia bendradarbiauti.
Verslo procesų analizė (BPA) kaip ERP diegimo strategija padeda komandai veikti darniai ir sukurti vieningą proceso vaizdą, taip žymiai padidinant sėkmingo ERP sistemos diegimo tikimybę.
Dažniausios klaidos, atsirandančios nepasinaudojus verslo procesų analize (BPA)
Šiandien rinkoje yra daugybė ERP sistemų, todėl nesunku pasimesti, kuri sistema geriausiai atitinka jūsų įmonės verslo procesus. Diegiama sistema turi atitikti įmonės specifiką, skatinti jos augimą, optimizuoti veiklą ir sumažinti darbuotojų pasipriešinimą pokyčiams.
Pasirinkus idealią ERP sistemą, taip pat svarbu kruopščiai pasiruošti jos diegimui ir užtikrinti organizacijos pasirengimą ERP. Svarbu suprasti, kad daugelis diegimo aspektų gali nepavykti, jei įmonė iš anksto neatlieka paruošiamųjų darbų ir verslo procesų analizės (BPA). Atlikus BPA, įmonė gali išvengti diegimo sunkumų bei sėkmingai augti ir plėtotis.
Visų naudojamų procesų įgyvendinimas
Be verslo procesų analizės neįmanoma įvertinti kiekvieno proceso svarbos ir jo poveikio visai įmonės veiklai. Gali paaiškėti, kad kai kurie esami procesai yra nereikalingi. Pavyzdžiui, rutininiai procesai gali būti automatizuoti, kas sutaupytų įmonės laiką ir lėšas. Taip pat svarbu apgalvoti procesų tobulinimą dar prieš juos automatizuojant. Įmonės verslo procesų analizė leidžia nustatyti svarbiausius procesus ir sutelkti dėmesį į juos.
Per didelis sistemos pritaikymas individualiems poreikiams
Puiku tai, kad ERP sistemą galima pritaikyti pagal savo poreikius. Tačiau įmonės kartais pernelyg įsitraukia į šį procesą ir įdiegia visas galimas funkcijas, kas apkrauna sistemą ir apsunkina jos naudojimą. Verslo procesų analizė (BPA) padeda to išvengti, aiškiai apibrėžiant įmonės poreikius. Be procesų analizės greičiausiai nesuprasite, kurios funkcijos yra tinkamiausios jūsų verslui, o visų norimų ERP funkcijų įdiegimas gali būti labai brangus.
Nerealūs terminai
Tai viena iš pagrindinių problemų, dėl kurios diegimas gali nepavykti. ERP projekto planavimas be verslo procesų analizės (BPA) taip pat neatsižvelgia į procesų sudėtingumą, o tai vėliau sukelia daug sunkumų. Pavyzdžiui, nerealūs terminai gali padidinti biudžetą arba sukelti darbuotojų nepasitenkinimą ir pasipriešinimą pokyčiams, o tai gali lemti prastus veiklos rezultatus.
Kaip atrodo kokybiška verslo procesų analizė (BPA)
Verslo procesų analizė (BPA) dažniausiai apima bendradarbiavimą ir įvairių skyrių specialistų įsitraukimą, kas užtikrina sklandų procesų vykdymą ir aukštos kokybės analizės rezultatus. Yra keletas BPA metodų, o žemiau aprašome pačius dažniausiai naudojamus.
Verslo procesų analizės praktiniai užsiėmimai
Praktinis užsiėmimas – tai interaktyvus renginys, kuriame dalyvauja įvairių skyrių darbuotojai. Jie siūlo galimus darbo procesų optimizavimo būdus prieš ERP sistemos diegimą, aptaria skirtingus verslo procesus, įvertina jų svarbą ir efektyvumą bei pateikia savo pasiūlymus proceso pertvarkymui ERP sistemai.
Praktinių užsiėmimų privalumas – jų lankstumas, nes juos galima lengvai pritaikyti konkrečioms užduotims. Be to, tokie renginiai didina komandos tarpusavio bendradarbiavimo efektyvumą, o tai teigiamai veikia ERP sistemos diegimo procesą.
Verslo procesų vizualizavimas
Procesų vizualizavimas – tai puikus įrankis procesų atvaizdavimui ir analizei. Jis pasitelkia grafinius procesų vaizdus, kad geriau suprastume jų veikimo eigą ir organizaciją. Duomenų srautų modeliavimas ir vizualių verslo procesų schemų kūrimas ERP diegimo kontekste leidžia identifikuoti procesų automatizavimo ar optimizavimo galimybes bei palengvina komandų tarpusavio bendravimą.
Vizualaus procesų modeliavimo taikymas padeda geriau suprasti verslo procesus ir identifikuoti jų silpnąsias vietas, tuo pačiu kuriant veiksmingus patobulinimus.
Modulių pasirinkimas pagal prioritetus
Modulių prioritetų nustatymas užtikrina sklandžią ir efektyvią įmonės veiklą. Analizuojant ir suprantant esamus verslo procesus lengviau nuspręsti, kurie iš jų yra kritiškai svarbūs. Šie procesai tampa įmonės ERP sistemos komponentais – tiek pagrindiniais, tiek pažangiais – todėl reikalingų modulių diegimas tiesiogiai remiasi jūsų verslo poreikiais ir prioritetais.
Susipažinkite su mūsų pre-ERP analizės procesu – jūsų pirmasis žingsnis link sėkmingo ERP diegimo
Išvados
Verslo procesų analizė (BPA) yra esminis veiksnys, lemiantis ERP sistemos diegimo sėkmę, ir jos svarbos niekada negalima nuvertinti. Ji gerina pokyčių valdymą ERP projektuose, padeda geriau suprasti verslo procesus ir leidžia įmonei išvengti daugybės problemų, užtikrinant sklandų diegimą ir aukštą produktyvumą.
Teksto autorius:
Elizaveta Meleshkevich
Marketingo vadybininė VentorTech