Dokumentai
Peržiūra
Daugumos failų formatų peržiūra naršyklėje: PDF, paveikslėliai, vaizdo įrašai.
Nuorodos
Įkelkite įprastus failus arba tik jų nuorodas (pvz., Google Doc failus).
Lentelės
Kurkite naujas lenteles-skaičiuokles arba dirbkite su esamomis.
Pokalbiai
Aptarkite su kolegomis, klientais ar tiekėjais veiksmus, kuriuos reikia atlikti su dokumentais. Sukurkite priminimus ar kitus su dokumentais susijusius įvykius.
Valdytojai ir kontaktai
Priskirkite dokumentus arba Odoo įrašus, pvz., sąskaitas faktūras, užduotis ir kt., vartotojams, klientams ar tiekėjams.
Organizavimas
Aplankai (katalogai)
Hierarchiniai aplankai leidžia apibrėžti darbo sritį su sau būdingomis žymomis ir veiksmais.
Šaltiniai
Su apskaitos dokumentais (sąskaitomis faktūromis ir pan.) susietos bylos (failai) yra integruoti į dokumentų valdymo sistemą.
PDF skaidymas
Padalinkite kelių puslapių PDF failus į atskirus dokumentus; labai naudinga, kai skanuojate dokumentus paketais.
Šiukšliadėžė
Ištrinti dokumentai lieka sistemos šiukšliadėžėje 30 dienų ir gali būti atkurti prieš ištrinant visam laikui.
Žymos
Naudokite skirtingas žymas ir taip struktūruokite dokumentus aplankuose.
Filtrai
Sukurkite ir išsaugokite dažniausiai naudojamus filtrus, kuriuos galite bendrinti su kitais vartotojais.
Grupiniai veiksmai
Pasirinkite grupę dokumentų ir vienu veiksmu nustatykite žymą, peržiūrėkite arba atlikite kitus veiksmus.
Prieigos teisės
Prieigos teises galima lengvai pritaikyti kiekvienam aplankui.
Bendradarbiavimas
Bendrinkite aplankus
Iš bendrinamo darbo srities portalo galite suteikti prieigą išoriniams vartotojams ir leisti jiems peržiūrėti, atsisiųsti ir įkelti naujus dokumentus.
El. paštas
Sukonfigūruokite skenerį, kad PDF būtų siunčiami tam tikru el. pašto adresu. Nuskenuoti failai automatiškai rodomi jūsų darbo srityje. Apibrėžkite taisykles, skirtas automatiškai nustatyti žymas ir aplankus pagal el. pašto adresą.
Bendrinkite dokumentus
Bendrinkite dokumentų sąrašą su klientais ir tiekėjais, kad galėtumėte efektyviai bendradarbiauti. Nustatykite bendrinamų dokumentų galiojimo datą.
Dokumentų pasirašymas
Nuo šiol elektroninis dokumentų pasirašymas reiškia visišką laisvę – su biometriniu parašu vienu mygtuko paspaudimu paruošite, išsiųsite ir gausite pasirašytus PDF dokumentus bet kuriame įrenginyje. Pasirašymas planšetėje ir telefone užtikrins, kad svarbiausi dokumentai visada būtų pasiekiami ir galėtų būti patvirtinti net būnant kelyje, o nuotolinis dokumentų pasirašymas leis sklandžiai bendradarbiauti su kolegomis ir partneriais visame pasaulyje. Be to, pasirašymo procesų automatizavimas – priminimai, šablonai ir eigos valdymas – veiks be jokių papildomų veiksmų iš jūsų pusės, todėl jūsų verslas judės sklandžiai.
Galimas pritaikymas
- Sutarčių pasirašymui (nuomos, paslaugų, pardavimų);
- Vidaus dokumentų tvirtinimui (ataskaitos, leidimai);
- Projekto priėmimo dokumentų ir aktų pasirašymui.
Galimi sistemos naudotojai
- Teisės ir personalo skyrių specialistai;
- Pardavimų ir projektų vadovai;
- Finansų skyriai, tvirtinantys sąskaitas ir ataskaitas.
Papildomos savybės
- Dinaminiai šablonai automatiškai užpildo laukus duomenimis iš sistemos;
- Realiojo laiko stebėsena su laiko žyma ir naudotojo informacija;
- Mobilus pasirašymas tiesiog iš telefono ar planšetės.
Sutikimų valdymas
Odoo sutikimų valdymas – čia paprasta tvarkyti elektroninius sutikimus: visi veiksmai skaidriai fiksuojami ir lengvai pasiekiami. Elektroninis sutikimų registravimas vyksta vienoje vietoje – nuo privatumo politikos patvirtinimo iki rinkodaros leidimų – o pažangus sutikimų administravimas automatiškai siųs priminimus, atnaujins galiojimus ir rengs ataskaitas be papildomų rūpesčių.
Galimas pritaikymas
- Bendro duomenų apsaugos reglamento (BDAR) sutikimų tvarkymas;
- Sutikimai rinkodaros kompanijoms;
- Sveikatos įstaigų, autoservisų ar kitų paslaugas teikiančių įmonių klientų sutikimų fiksavimas.
Galimi sistemos naudotojai
- Rinkodaros komandos;
- Klientų aptarnavimo skyriai;
- Teisės ir atitikties skyriai;
- Sveikatos, teisės ar kitas paslaugas teikiančios įmonės.
Papildomos savybės
- Centralizuota sutikimų duomenų bazė pagal datą, tipą ir naudotoją;
- Detalios ataskaitos ir jų eksportas PDF ar CSV formatu.
Supažindinimo valdymas
Įmonėse, kuriose supažindinimas su dokumentais dažnai užtrunka, Odoo supažindinimų valdymo sprendimai užtikrins efektyvų ir patikimą procesą. Darbuotojai vos vienu spustelėjimu galės patvirtinti, kad perskaitė naujausius vidaus dokumentus, pažymėdami juos specialia susipažinimo žyma. Visa šių patvirtinimų istorija bus kaupiama patogiame elektroniniame supažindinimo žurnale, kuriame personalo ar kokybės skyriaus specialistai galės akimirksniu matyti, kuriems darbuotojams reikėtų skirti daugiau dėmesio ar priminti apie būtinybę susipažinti. Tuo tarpu supažindinimo patvirtinimo sistema veiks automatiškai: siųs priminimus, stebės dokumentų galiojimo terminus ir generuos reikiamas ataskaitas. Dėl to biuro šurmulys ir klausimai „kas dar kažko neperskaitė ir nepasirašė?“ taps praeitimi.
Galimas pritaikymas
- Darbuotojų įvadiniams mokymams ir saugos intruktažams;
- Vidaus politikos ar procedūrų pokyčių fiksavimui.
Galimi sistemos naudotojai
- Personalo valdymo specialistai ir mokymų koordinatoriai;
- Saugos ir kokybės vadybos specialistai;
- Organizacijos vadovai.
Papildomos savybės
- Elektroninis supažindinimo žurnalas su laiko žymomis ir naudotojo duomenimis;
- Automatiniai priminimai nepatvirtinusiems supažindinimo gavėjams;
- Detalios ataskaitos ir jų eksportas PDF ar CSV formatu.