Santrauka: QuickBooks – tai plačiai naudojama apskaitos programa, skirta mažoms ir vidutinėms įmonėms valdyti savo finansus vienoje vietoje. Ją kuria finansinių sprendimų bendrovė Intuit. QuickBooks padeda įmonėms kasdienėje veikloje: išrašyti sąskaitas, sekti pajamas ir išlaidas, importuoti banko operacijas, skaičiuoti mokesčius bei generuoti pagrindines finansines ataskaitas, tokias kaip pelno (nuostolio) ataskaita ar balansas. Dėl savo paprastumo ir greito įdiegimo ši sistema dažnai tampa pirmuoju pasirinkimu pradedančioms įmonėms. Vis dėlto, augant verslui, vien apskaitos funkcijų dažnai nepakanka. QuickBooks nėra pilnavertė verslo valdymo sistema (ERP), todėl sudėtingesniems procesams – pavyzdžiui, sandėlio valdymui, logistikai ar gamybai – dažnai reikia papildomų įrankių arba integracijų. Apibendrinant, QuickBooks yra patogus ir efektyvus sprendimas finansų apskaitai, tačiau sparčiai augančioms įmonėms ilgainiui gali prireikti platesnio funkcionalumo sistemų.
|
Kodėl verta pereiti iš QuickBooks į Odoo?
Jei esate JAV vidutinio dydžio gamybos ar distribucijos įmonė, kurios metinės pajamos siekia 25–50 mln. dolerių ir kurioje dirba apie 50 darbuotojų, tikėtina, kad apskaitai naudojate QuickBooks. Greičiausiai šią tradicinę sistemą naudojate jau daugelį metų, todėl ji tapo neatsiejama jūsų įmonės veiklos ir net organizacinės kultūros dalimi.
Tačiau augant jūsų verslui ir palaipsniui diegiant papildomas sistemas, tokias kaip gamyba ar atsargų valdymas, arba procesams nekontroliuojamai išsiskaidant į įvairius „Excel“ pagrindu veikiančius sprendimus, galite pastebėti, kad efektyviam QuickBooks naudojimui ir apskaitos operacijoms reikalinga informacija vėluoja ir nėra pakankamai tiksli. Sistemų integravimas ir konsolidavimas tampa būtinas siekiant supaprastinti veiklą, padidinti efektyvumą ir skatinti augimą, todėl vis dažniau svarstoma pereiti prie vieningos ERP platformos, tokios kaip Odoo.
Odoo, kaip pilnai integruota ERP sistema, be kita ko, siūlo realaus laiko atsargų valdymą su nuolatiniais atnaujinimais, kai prekės yra gaunamos, perkeliamos ar parduodamos. Tai apima tiesioginį likučių sekimą, automatinį užsakymų papildymą ir integraciją su keliais sandėliais. Atsargų kiekiai ir savikaina akimirksniu atnaujinami su kiekviena operacija, todėl apskaita tampa tiksli, savalaikė ir visiškai automatizuota.
Tuo tarpu QuickBooks, kaip apskaitos sistema, turi ribotas realaus laiko atsargų sekimo galimybes ir jos nėra tokios išsamios. Nors siūlomos pagrindinės funkcijos, tokios kaip likučių sekimas, joms trūksta automatizavimo ir kelių sandėlių palaikymo. Pažangesnės funkcijos, kurias teikia trečiųjų šalių sprendimai, reikalauja papildomų integracijų, kurios yra brangios ir ne tokios sklandžios.
Kadangi Odoo (skirtingai nei QuickBooks) nuosekliai apima platų verslo sričių spektrą, ji į apskaitą integruoja vertingas funkcijas ir duomenis iš tų sričių.
Pavyzdžiui, QuickBooks neturi integruotos „landed cost“ (pilnos prekių savikainos) funkcijos. Norėdami tai kompensuoti, vartotojai turi rankiniu būdu pridėti išlaidas prie atsargų arba taikyti laikinas alternatyvas, pavyzdžiui, paskirstyti kaštus į parduotų prekių savikainos sąskaitą, kas yra nepatogu ir neefektyvu.
Tuo tarpu Odoo leidžia atlikti sudėtingą kaštų paskirstymą. „Landed cost“ funkcionalumas čia valdomas per specialų modulį, kuris leidžia papildomas išlaidas (pvz., transportą, muitus ar draudimą) priskirti konkretiems produktams, automatiškai paskirstant šiuos kaštus pagal svorį, tūrį ar vertę. Toks tikslus kaštų paskirstymas padeda realiu laiku atlikti maržos analizę ir atsargų vertinimą – tai didelis privalumas apskaitai.
Augant įmonei ir dirbant su vis daugiau tiekėjų bei klientų, galimybė keistis sąskaitomis, pirkimo ir pardavimo užsakymais bei kitais dokumentais elektroniniu būdu tampa prioritetu. QuickBooks daugiausia palaiko standartinius PDF ir XML sąskaitų formatus, taip pat HTML pagrindu veikiančius formatus skaitmeninei peržiūrai.
Tuo tarpu Odoo siūlo tiesioginį („out-of-the-box“) struktūruotų EDI formatų, tokių kaip „Peppol BIS“ ar „Factur-X (CII)“, palaikymą, kuris leidžia išvengti daugybės sunkumų diegiant EDI (elektroninių duomenų apsikeitimo) sprendimus. Tai itin svarbu ne tik bendradarbiaujant su verslo partneriais, bet ir vykdant veiklą tarptautiniu mastu ar atitinkant skirtingų šalių fiskalinius reikalavimus.
Pagrindiniai perėjimo iš QuickBooks į Odoo etapai
1. Organizacinio pritarimo (sutarimo) užtikrinimas
Prieš pradedant migraciją, labai svarbu užsitikrinti visų skyrių pritarimą. Odoo platus funkcionalumas, moderni sąsaja ir geras našumas daro ją patrauklią įvairioms komandoms – nuo sandėlio operacijų iki pirkimų. Nors tai gali atrodyti kaip gera žinia, tai taip pat yra tam tikra rizikos zona. Ankstyvas per didelis optimizmas, kurį sukelia paprastos demonstracijos, gali nukreipti dėmesį nuo realių poreikių į smulkmenas ir taip pat lemti svarbių skirtumų tarp Odoo ir QuickBooks nepastebėjimą (žr. #3 žemiau).
Vietoje to, geriausia pradėti nuo esamų procesų analizės, nustatyti didžiausias problemas ar skausmingiausius trūkumus ir parodyti, kaip Odoo galėtų juos pagerinti.
2. Reikalavimų surinkimas ir apskaitos skyriaus įtraukimas
Procesų analizė natūraliai veda prie funkcinių reikalavimų dokumentavimo, kartu apibrėžiant laukiamą naudą ir tobulinimo tikslus, pageidautina juos pagrindžiant KPI (pagrindiniais veiklos rodikliais).
Šiame reikalavimų rinkimo etape būtina nuo pat pradžių įtraukti apskaitos ir finansų skyrių. Suteikus jiems vadovaujantį vaidmenį ERP diegimo projekte, galima užtikrinti didesnį įsitraukimą. Kadangi apskaita yra pagrindinis duomenų, patenkančių į ERP sistemą, vartotojas, ankstyvas įsitraukimas yra itin svarbus siekiant išvengti vėlesnių problemų.
Kaip paprastas pavyzdys, Odoo numatytos pristatymo sąlygos pirkimuose yra DAP (Delivered at Place), o pardavimuose – FOB (Free on Board). Jei šie numatytieji nustatymai neatitinka realių įmonės procesų, juos reikia išsamiai aptarti, suderinti ir tinkamai sukonfigūruoti arba programuoti dar prieš sistemos paleidimą.
3. Skirtumų tarp QuickBooks ir Odoo atpažinimas
Perėjimas iš QuickBooks prie Odoo reiškia prisitaikymą prie Odoo struktūros, ypač analitikos ir ataskaitų srityje. QuickBooks siūlo platų iš anksto paruoštų ataskaitų ir filtrų rinkinį, prie kurio yra įpratę daugelis JAV ir Kanados įmonių. Taip nėra Odoo atveju, kur ataskaitų funkcionalumas gali atrodyti netgi primityvesnis (palyginimui: QuickBooks turi 25 datų intervalų pasirinkimus, o Odoo – 6). Tai gali tapti rimta problema ir kliūtimi, ypač aukščiausio lygio vadovybei, pripratusiai ir dažnai „priklausomai“ nuo labai specifinių ataskaitų su labai konkrečiais dizainais.
Tačiau Odoo tai kompensuoja galingais įrankiais, tokiais kaip pivot lentelės, pritaikomi valdymo skydeliai (dashboard’ai) ir galimybė dirbti su detalizuotais duomenimis, leidžianti vartotojams laikui bėgant kurti lankstesnes ir labiau veiksmui pritaikytas ataskaitas. Taip pat egzistuoja didelė kūrėjų bendruomenė, kuri kuria įvairius ataskaitų papildinius skirtingiems verslo poreikiams.
Odoo yra atviro kodo sistema, todėl leidžia beveik neribotą pritaikymą ir koregavimą, tuo tarpu QuickBooks atveju jau esi apribotas tuo, kas yra suteikta „iš dėžutės“ (out of the box).
4. Konfigūravimas, pritaikymas ir adaptavimas
Nors Odoo paprastai gali patenkinti daugumą verslo procesų reikalavimų, būtina atsargiai suderinti pritaikymus su prisitaikymu prie Odoo darbo procesų (workflow).
Pavyzdžiui, jau minėta „landed cost“ funkcija Odoo sistemoje panaikina rankinius koregavimus, kurie būtini naudojant QuickBooks, ir tai yra aiški galimybė perimti Odoo metodiką bei atsisakyti procesų, kurie buvo naudojami QuickBooks aplinkoje.
Tačiau gali būti atvejų, kai unikalus ir verslui vertingas procesas ar funkcija negali būti įgyvendinta standartinėje Odoo konfigūracijoje, todėl reikalingas pritaikymas (customizacija). Vis dėlto prieš tai būtina pagrįsti tokį poreikį ir atlikti analizę, kad būtų įrodyta, jog nagrinėjamas procesas ar funkcija iš tiesų kuria vertę, o nėra tik įprotis, kurį reikėtų supaprastinti ar eliminuoti.
Individualūs pritaikymai (customizacijos) ERP sistemose apskritai laikomi prasta praktika ir, kai tik įmanoma, jų reikėtų vengti. Toks požiūris taip pat suteikia organizacijai paskatą peržiūrėti savo verslo procesus ir ieškoti tobulinimo galimybių, kurios nėra tiesiogiai susijusios su pačiu ERP diegimu, tačiau gali būti jo palaikomos.
5. Galimos integracijos
Organizacijoms, kurios dar nėra pasirengusios visiškai atsisakyti QuickBooks, VentorTech siūlo sprendimą (Lietuvoje UAB Avakompas) – jungtį (connector), kuri sinchronizuoja gautinų ir mokėtinų sumų duomenis tarp QuickBooks ir Odoo.
Šis metodas leidžia sistemoms veikti paraleliai, kartu išlaikant nuoseklumą įprastose finansinėse ataskaitose. Jungtis taip pat supaprastina mokesčių skaičiavimus (kurie Odoo sistemoje vykdomi kitaip nei QuickBooks), nes sinchronizuoja duomenis tarp abiejų sistemų ir taip padeda išvengti neatitikimų.
Nors tai nėra optimalus sprendimas, bent jau techniniu požiūriu, jis leidžia sumažinti staigaus pokyčio sukeltą diskomfortą, etapais įgyvendinti diegimą ir palaipsniui įsilieti į naują ERP sistemų pasaulį, kartu išlaikant aukščiausio lygio finansinių ataskaitų vartotojų pasitenkinimą ir jų palaikymą projektui.
6. Duomenų migracijos geriausios praktikos
Duomenų migravimas iš senųjų (legacy) sistemų yra varginantis ir dažniausiai labai daug darbo reikalaujantis procesas. Tačiau tai yra viena svarbiausių veiklų diegiant ERP sistemą. UAB Avakompas turi didelę patirtį ir platų įrankių rinkinį, užtikrinantį, kad duomenų migracija būtų nuoseklaus, patikimo ir pakartojamo ETL (Extract, Transform, Load – ištraukimo, transformavimo ir įkėlimo) proceso pagrindu su kuo tikslesniu rezultatu. Odoo taip pat turi išsamią išorinę API (Application Programming Interface), kuri palengvina tokių sprendimų kūrimą.
Rankinis duomenų suvedimas turėtų būti vengiamas, nes jis yra linkęs į klaidas ir reikalauja daug laiko bei darbo sąnaudų. Vietoje to turėtų būti naudojamas struktūruotas, automatizuotas migracijos procesas, suderintas su Odoo Agile ir iteraciniu diegimo modeliu. Avakompas automatizuoja Odoo duomenų importą naudodama lengvai pakartojamą ETL procesą (Extract, Transform, Load), kuriame migracijos procedūra vykdoma daug kartų. Tai užtikrina proceso pažinimą, tikslumą ir leidžia galutinę paleidimo (go-live) duomenų migraciją paversti praktiškai nereikšmingu, sklandžiu etapu.
7. Patvirtinimas ir paleidimas
Panašiai kaip ir duomenų migracijos kartojimai, iteracinis diegimo (release) procesas, skirtas vartotojų patvirtinimui reguliariai (pvz., kas savaitę), užtikrina, kad oficialus gamybinis paleidimas tėra dar viena ir galutinė iteracija, kai visi jaučiasi patogiai su Odoo funkcijomis, galimybėmis ir duomenų vientisumu. Gerai repetuotas, automatizuotas procesas „go-live“ padaro įprasta procedūra, leidžiančia komandoms sklandžiai pereiti prie naujos sistemos.
Šis galutinis etapas apima duomenų validavimą, vartotojų grįžtamojo ryšio rinkimą ir galutinį patvirtinimą (sign-off).
Išvada
Perėjimas iš QuickBooks į Odoo reikalauja kruopštaus planavimo ir visų skyrių pritarimo. Apibrėžus reikalavimus, anksti įtraukus finansų komandas, išnaudojant išskirtines Odoo funkcijas, automatizuojant duomenų migraciją ir kartojant paleidimo bei validavimo veiklas, įmonės gali užtikrinti sklandų perėjimą ir paspartinti procesų eigą įvairiose funkcijose, kartu išlaikant produktyvią apskaitą – tiek naudojant QuickBooks, tiek pereinant nuo jos.
Bendradarbiavimas su patyrusiais sistemų diegimo partneriais, turinčiais tinkamus įrankius ir sisteminį požiūrį į tokio tipo migracijas, yra būtinas.
Svarstote žengti žingsnius migracijai iš QuickBooks į Odoo?
Teksto autorius:
William (B.J.) Lawson
Programinės įrangos architektas įmonėje „DooQuick“