„Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) – tai esminiai, kiekybiškai išmatuojami pažangos rodikliai, parodantys judėjimą link numatyto rezultato.“ (kpi.org)
Anksčiau straipsnyje apie ERP investicijų grąžą (ROI) trumpai aptarėme pagrindinius veiklos rodiklius (KPI) kaip itin naudingą priemonę, padedančią identifikuoti ir skaitine išraiška įvertinti tobulinimo galimybes, būtinas sėkmingam ERP sistemos diegimo pagrindimui ir užtikrinimui. Vis dėlto KPI tema reikalauja atskiro paaiškinimo – nors pats terminas gali skambėti savaime suprantamai ir paprastai, KPI diegimas įmonės aplinkoje turi būti atliekamas apgalvotai ir numatant ilgalaikes pasekmes.
Nuo finansų ir IT iki pardavimų bei rinkodaros – pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) padeda įmonėms kryptingai siekti konkrečių verslo tikslų ir strateginių uždavinių. Iš esmės KPI reiškia duomenų rinkimą, saugojimą, valymą ir apibendrinimą, kad būtų galima įvertinti veiklos rezultatus pagal nustatytus tikslus. Gauti rezultatai analizuojami siekiant įvertinti esamas sistemas ar neseniai įgyvendintus pokyčius ir padėti verslui nuspręsti, ar reikalingi koregavimai rezultatams gerinti bei ateities tikslams pasiekti. Vienas iš KPI taikymo tikslų – aiškiai parodyti rezultatus komandoms, kad jos galėtų priimti tikslesnius strateginius sprendimus. Toliau pateikiami dažniausiai pasitaikančių verslo procesų ir atitinkamų matavimo atvejų pavyzdžiai, kuriuos galima paversti konkrečiais KPI, skirtus patikrinti ir pagrįsti konkrečių ERP projekto rezultatų pasiekimą.
KPI – tai dviprasmis terminas, kuriam būtinas aiškus ir visoje organizacijoje vienodai suprantamas apibrėžimas
Pagrindinių veiklos rodiklių (KPI) sritis yra kupina neaiškumų. Dažnai KPI painiojami su metrikomis ar matavimo rodikliais ir vartojami kaip sinonimai, arba net sutapatinami su tikslais.
„Investopedia“ pateikia gana sudėtingai suprantamą apibrėžimą, kuris iš esmės prilygina KPI matavimo rodikliams, tik pabrėždamas, kad jie turi būti taikomi ilgalaikiams veiklos rezultatams ir strateginiams pasiekimams vertinti, kad galėtų būti vadinami KPI:
„Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) – tai kiekybiškai išmatuojami rodikliai, naudojami įmonės bendriems ilgalaikiams veiklos rezultatams vertinti. KPI padeda nustatyti įmonės strateginius, finansinius ir veiklos pasiekimus, ypač lyginant juos su kitų tos pačios veiklos srities įmonių rezultatais. Jie taip pat gali būti naudojami pažangai ar pasiekimams vertinti, lyginant su nustatytais etalonais arba ankstesniais veiklos rezultatais.“
Nors dažniausiai teisinga, kad profesionaliai skambantis terminas „KPI“ vartojamas tik aukšto lygmens diskusijose, taip nebūtinai turi būti. Tai, ar kažkas matuojama ilgalaikėje strateginėje perspektyvoje, ar mažo projekto rėmuose, savaime nepateisina poreikio naudoti kitą terminą. Svarbu pabrėžti, kad ERP projektų kontekste „Odoo“ diegimas laikomas strategiškai svarbia iniciatyva, todėl šiuo požiūriu „Investopedia“ pateiktas apibrėžimas yra naudingas.
Pavyzdžiui, konsultacijų įmonė „OnStrategy™“ pateikia savo apibrėžimą: „Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) – tai jūsų organizacijos plano elementai, kurie nusako kiekybinius siekiamus rezultatus ir būdus, kaip matuosite sėkmę. Kitaip tariant, jie nurodo, ką norite pasiekti ir per kiek laiko.“ Šis aprašymas trumpesnis nei „Investopedia“ pateiktas, tačiau vis tiek sudėtingas ir perteklinis, aiškiai pateikiantis KPI kaip tikslo sinonimą (t. y. „ką norite pasiekti“).
Dėl įvairių interpretacijų, kas laikoma KPI, net tos pačios organizacijos žmonės gali neapgalvotai vartoti šį terminą. Problemų kyla tada, kai toks atsainumas tampa įsipareigojimu dėl numatomų ERP projekto rezultatų, o tai savo ruožtu lemia abejotinas projekto sėkmės (ar nesėkmės) interpretacijas.
Kontekstas
Aiškumas yra esminis, todėl pateikiamas požiūris, laikomas naudingiausiu ir praktiškiausiu šiai temai, aiškiai atskiriant KPI nuo matavimo rodiklių ir tikslų.
Naudingas trumpas KPI apibrėžimas iš kpi.org: „Pagrindiniai veiklos rodikliai (KPI) – tai esminiai, kiekybiškai išmatuojami pažangos rodikliai, rodantys judėjimą link numatyto rezultato.“ Šis apibrėžimas yra glaustas ir tinkamai pabrėžia veiklos vertinimo aspektą (t. y. „pažangą link tikslo“).
„Numatytas rezultatas“ aukščiau pateiktame apibrėžime dažniausiai vadinamas „tikslu“. Tikslas, ypač vertinant ERP projekto kontekste, turi būti SMART (specifinis, išmatuojamas, pasiekiamas, svarbus, laike apibrėžtas) ir turėtų prisidėti prie labiau bendro, dažniausiai mažiau konkretaus, bet svarbaus verslo tikslo, pavyzdžiui: „tobulinti efektyvumą“. Tinkama diskusija apie tokį tikslų susiejimą su objektyvais, strategija ir panašiai išeina už šio straipsnio ribų. Vis dėlto KPI paaiškinti būtų beprasmė, jei bent jau jų nesietume su tikslais.
-
SMART
tikslų rinkinys atsako į šiuos klausimus: „Ką konkrečiai
norime pasiekti per nustatytą laikotarpį, kad artėtume prie
numatytų ateities tikslų? Kokias spragas turime užpildyti?“
-
KPI
savo ruožtu atsako į klausimą: „Kokie yra geriausi
(pagrindiniai) ženklai (ar rodikliai), kad judame teisinga kryptimi
tinkamu tempu ir kad mūsų pasirinktas požiūris (pvz., Odoo
diegimas) iš tikrųjų veikia?“
- Turime sukurti arba nustatyti, kokius parametrus ir kokiomis priemonėmis rinksime, kad galėtume įvertinti šiuos ženklus (KPI). Šios priemonės ir parametrai vadinami matavimo rodikliais (measures).
Taigi, nors KPI apskritai apibrėžia geriausius rodiklius pažangai link nustatyto tikslo, matavimo rodikliai yra „praktinė dalis“ – kaip visa tai iš tikrųjų įgyvendinama.
Pavyzdžiai
Vienas iš pagrindinių skirtumų tarp vienos programos (pvz., atsargų valdymo) diegimo ir ERP sistemos diegimo yra tas, kad pirmuoju atveju tvarkoma santykinai izoliuota verslo funkcija ir jos procesai, o ERP stiprybė – kryžminių funkcijų procesų automatizavimas ir optimizavimas, dėl ko rezultatai tampa strategiškesni. Todėl, nors nėra nieko blogo siekiant įvairių efektyvumo ir veiksmingumo gerinimo tikslų konkrečioje verslo funkcijoje (pvz., geresnis bangų planavimas, klaidų surinkime mažinimas, sandėlio erdvės naudojimo optimizavimas, atsargų tikslumo gerinimas, kaip kai kuriuose Odoo projektuose), tinkama pradžia ERP projekto tikslų (o kartu ir KPI) apibrėžimui yra vadinamieji „End-to-End“ (E2E) arba „Core“ procesai.
Štai trumpas pavyzdinis sąrašas dažniausiai pasitaikančių verslo „end-to-end“ procesų su dažnai minimų matavimo rodiklių pavyzdžiais, kuriuos galima paversti konkrečiais KPI, skirtais įvertinti tam tikrų ERP projekto rezultatų pasiekimą:
Procesas | Matavimo rodikliai |
Nuo kliento užsakymo iki sąskaitos faktūros išrašymo, mokėjimo surinkimo ir lėšų priskyrimo |
|
Nuo paklausos (kliento, atsargų papildymo ar pan.) iki produkto pristatymo |
|
Nuo kliento užklausos gavimo iki jos išsprendimo |
|
Nuo pirkimo poreikio nustatymo iki tiekėjo pasirinkimo, užsakymo (PO) sudarymo, sąskaitos gavimo ir apmokėjimo
|
|
Finansinių ataskaitų rengimas ir atitikties užtikrinimas, apimantis apskaitos žurnalų tvarkymą, sąskaitų suderinimą ir ataskaitų generavimą |
|
Nuo produkto idėjos iki paleidimo į rinką |
|
Nuo darbuotojo įdarbinimo iki pensijos ar išėjimo iš darbo |
|
Štai keli geri atskaitos taškai su gairėmis ir sistemomis apie verslo procesus, susijusius matavimo rodiklius ir KPI:
- APQC (American Productivity & Quality Center) procesų klasifikavimo sistema
- Tiekimo grandinės operacijų atskaitos (Supply Chain Operations Reference, SCOR) modelis – skirta tiekimo grandinės specifiniams procesams
- KPILibrary – nebėra reguliariai atnaujinama, tačiau vis dar siūlo gausų naudingų, bendruomenės surinktų KPI sąrašą įvairioms pramonės šakoms ir funkcijų sritims
Pradėti nuo E2E proceso ir iš jo apibrėžti KPI leidžia įgyvendinti patobulinimus ten, kur jie iš tiesų daro įtaką verslui. Ribotas patobulinimas konkrečioje funkcijoje gali duoti menką bendrą efektą arba net pabloginti situaciją. Pavyzdžiui, agresyvus užsakymų vykdymo laikų mažinimas gali lemti atsargų perteklių, dideles atsargų laikymo išlaidas, mažesnes pelno maržas ir sumažinti sandėlio efektyvumą, o tai netikėtai gali sukelti vėlavimus užsakymų įvykdymui. Kitas pavyzdys – spartesnis sąskaitų apdorojimas gali lemti tiekėjų apmokėjimą greičiau nei finansiškai naudinga, taip įtempiant pinigų srautą.
Reikia pažymėti, kad E2E proceso požiūris į KPI visiškai neleidžia atsirasti aukščiau aprašytoms situacijoms, tačiau jis tikrai kviečia prie diskusijos įvairių požiūrių turinčius dalyvius, o tai padeda išvengti vadinamųjų „gerų“ KPI propagavimo problemos. Žemiau pateikiami svarbiausi kriterijai (remiantis kpi.org), kurie leidžia atskirti tikrai gerą KPI ir SMART tikslą nuo atsitiktinio rodiklio ar potencialiai klaidinančio tikslo:
1. Pateikti objektyvius įrodymus apie pažangą link norimo rezultato
2. Matuoti tai, kas numatyta, siekiant geriau pagrįsti sprendimų priėmimą
3. Pasiūlyti palyginimą, kuris įvertina veiklos pokyčių mastą laikui bėgant
Apibendrinant
Vienas KPI gali turėti daugiau nei vieną matavimo rodiklį, o vienam tikslui gali būti skirta daug KPI. Tačiau svarbu riboti KPI skaičių vienam tikslui. Teiginys „Negali valdyti to, ko nematuoji“ yra teisingas, tačiau dar blogiau, kai renkama per daug nereikšmingų rodiklių tik dėl to, kad būtų rodikliai – tai dar labiau apsunkina valdymą.
Kai kurios verslo veiklos sąvokos (pvz., problemos, spragos ar poreikiai) dažnai egzistuoja verslo aplinkoje panašiai kaip miesto legendos. Atidžiau jas išnagrinėjus paaiškėja, kad jos dažnai yra prastai apibrėžtos, netikslios arba visiškai klaidingos. Jei tai tampa akivaizdu tik po ERP sistemos įdiegimo, visas tikslų ir KPI nustatymo procesas žlunga, kartu sugriaudamas ROI lūkesčius. Todėl kiekvieną teiginį apie spragas ar poreikius būtina patikrinti prieš įsipareigojant atitinkamam tikslui ir jį sekančiam KPI.
Kiekvieno ERP diegimo metu atsiranda pokyčių analitikoje ir verslo terminologijoje, o tai gali sukelti didelį sumišimą, ypač KPI, tikslų ir matavimo rodiklių srityje. Todėl geriausia pradėti su kuo didesniu aiškumu, kad būtų sušvelnintos beveik neišvengiamos problemos, kurios gali kilti, kai nauja ERP sistema įvedama į gamybą.
Apibrėžėte KPI, bet Odoo ERP diegimas vis dar stringa?
Teksto autorius:
Gleb Lisikh
Direktorius, tyrimų ir konsultacijų skyrius, Info-Tech Research Group