Įvadas
Kiekviena sėkminga prekybos ar gamybos įmonė tam tikru savo vystymosi etapu susiduria su logistikos optimizavimo poreikiu. Tai, kas prasidėjo nuo mažo sandėlio, furgono ir kelių universalių darbuotojų, ilgainiui virsta sudėtinga sistema, kuriai augant veiklos apimtims reikia tikslaus valdymo. Pradiniai metodai, paremti žodiniais nurodymais ir „Excel“ lentelėmis, greitai pasiekia savo ribas ir tampa siauruoju butelio kakleliu, stabdančiu verslo plėtrą.
Daugelis įmonių atidėlioja perėjimą prie profesionalių sandėlio valdymo įrankių, pasikliaudamos darbuotojų gebėjimu „kažkaip susitvarkyti“ ir kompensuoti kolegų klaidas. Tačiau toks požiūris yra rizikingas ir sunkiai pritaikomas augančiam verslui. Tam tikru momentu tampa akivaizdu: norint užtikrinti tvarų augimą, didesnį veiklos efektyvumą ir griežtesnę kaštų kontrolę, būtinas esminis pokytis – sandėlio valdymo sistemos (WMS) diegimas.
Kai jūsų verslas pasiekia šį etapą, svarbu būti pasiruošusiam – turėti mastelio požiūriu lanksčius sprendimus, kurie mažina riziką ir maksimaliai padidina rezultatus. Tokie pokyčiai gali įvykti greitai, todėl verta pažvelgti, kokie požymiai rodo WMS poreikį ir kaip mūsų pritaikyti sprendimai gali padėti išspręsti jūsų konkrečius veiklos iššūkius.
Požymiai, rodantys poreikį diegti WMS sistemą
Kaip galite nustatyti, ar jūsų sandėlio operacijos jau viršijo esamas valdymo metodikas ir skubiai reikalauja automatizavimo per WMS sistemą? Pažvelkime į tai kartu. Kai kitos įmonės pasiekia šį kritinį etapą, jos kreipiasi į mus, nes mūsų įmonė specializuojasi tokių sistemų kūrime ir diegime. Mes padedame verslams transformuoti sandėlius iš sąnaudų centrų į strateginius konkurencinius pranašumus. Todėl žinome, kad keli aiškūs požymiai, rodantys WMS poreikį, dažnai pasitaiko augančiose įmonėse.
Veiklos apimčių augimas ir procesų sudėtingėjimas
Padidėjusios atsargų apimtys, išplėstas asortimentas (daugiau SKU), didesnis užsakymų kiekis ir augantis sandėlio operacijų skaičius daro rankinį atsargų valdymą naudojant „Excel" ar panašias paprastas sistemas labai klaidingą ir daug darbo reikalaujantį procesą. Duomenų įvedimo klaidos pasitaiko dažnai, informacija praranda aktualumą, nes duomenys neatnaujinami iš karto, o duomenų tikrinimas sunaudoja per daug išteklių. Tokiomis sąlygomis veiklos plėtoti praktiškai neįmanoma.
Asortimento plėtra ir paieškos problemos
Didėjant prekių (SKU) asortimentui, konkrečių prekių paieška tampa vis sudėtingesnė – neretai ji primena tikrą „lobio paiešką“. Darbuotojai praleidžia neproporcingai daug laiko vaikščiodami po sandėlį (tai vadinamasis neproduktyvus judėjimo laikas), todėl produktyvumas mažėja, nors iš šalies atrodo, kad visi intensyviai dirba. Įmonė tampa priklausoma nuo ilgamečių darbuotojų „vidinės atminties“, kai prekių vietos žinomos tik jiems patiems iš patirties.
Pavyzdys iš praktikos: buitinės technikos platinimo įmonėje tik du sandėlio darbuotojai galėjo tiksliai atpažinti konkrečius skalbyklių modelius ir žinojo jų tikslią vietą sandėliavimo lentynose. Šie darbuotojai stipriai priešinosi WMS sistemos diegimui. Dėl to buvo pasitelkta išorinė įmonė, kuri atliko atsargų inventorizaciją – jos specialistai sudarė prekių duomenų bazę ir atliko pilną visų sandėlio vietų inventorizaciją.
Kai atėjo numatyta sistemos paleidimo diena, abu pagrindiniai operatoriai į darbą neatvyko. Tačiau kadangi WMS sistemoje jau buvo suvesti tikslūs prekių ir jų vietų duomenys, visi neįvykdyti užsakymai buvo sėkmingai surinkti kitų darbuotojų, perkeltų iš kitų sandėlio zonų. Svarbiausia – užsakymai buvo surinkti ir išsiųsti į transporto priemones anksčiau nei planuota.
Dažnos prekių surinkimo klaidos
Neteisingai surinkti užsakymai („mis-picks“) ne tik sukelia tiesioginius finansinius nuostolius dėl atsargų trūkumo ar pertekliaus, bet ir lemia prarastus pardavimus, mažesnį klientų pasitenkinimą (kas gali paskatinti juos kreiptis į konkurentus) bei padidina grąžinimų apdorojimo (atvirkštinės logistikos) sąnaudas. Be to, rankinis užsakymų tikrinimas popieriniais dokumentais po surinkimo yra labai laikui imlus ir dažnai nepatikimas, nes ne visada leidžia aptikti visas klaidas.
Užsakymų vykdymo vėlavimai
Užsakymų koregavimas dėl prekių trūkumo
Kai surinkimo proceso metu paaiškėja, kad užsakytos prekės fiziškai nėra sandėlyje, nors sandėlio apskaitos duomenyse jos nurodytos kaip turimos, tai stipriai mažina klientų lojalumą. Tokia situacija ne tik padidina tikimybę, kad užsakymas bus nedelsiant atšauktas, bet ir gali lemti nuolatinį santykių su klientu praradimą.
Pavyzdys iš praktikos: diegiant WMS sistemą elektronikos platinimo įmonės sandėlyje, pradinė atsargų inventorizacija atskleidė „perteklinę“ prekę – mobilųjį telefoną, kuris sistemoje buvo „pamestas“ beveik ketverius metus. Per tą laiką jis visiškai paseno ir nebeturėjo jokios vertės, o ant viršutinės lentynos išliko nepastebėtas visus tuos metus.
Sunkumai atliekant atsargų inventorizaciją
Kai sandėlio atsargos vedamos rankiniu būdu (popieriuje ar paprastose lentelėse), pilnas prekių patikrinimas sandėlyje tampa labai sudėtingu ir trikdančiu darbu. Paprastai tokia inventorizacija atliekama retai (pavyzdžiui, kartą per metus), užtrunka kelias dienas ir reikalauja visiško sandėlio darbų sustabdymo. Be to, tokios rankinės inventorizacijos tikslumas dažnai kelia abejonių.
Bendras efektyvumo mažėjimas ir augančios sąnaudos
Veiklos sąnaudų (personalo, patalpų nuomos/išlaidų, klaidų tvarkymo) augimas spartesniu tempu nei įmonės apyvarta ar sandėlio pralaidumas yra svarbus įspėjimo signalas. Dažniausia šios problemos priežastis – chaotiški, nestandartizuoti ir neoptimizuoti sandėlio procesai.
Jei bent du iš aukščiau išvardytų punktų atitinka jūsų įmonės veiklos realybę, labai rekomenduojama aktyviai vertinti WMS sistemos diegimą savo įmonėje.
Domitės WMS diegimu, bet nežinote, nuo ko pradėti? Mūsų konsultantai pasiruošę jums padėti!
Kaip WMS pakeičia jūsų sandėlio veiklą
WMS diegimas apima ne tik programinės įrangos įdiegimą – tai išsamus projektas, orientuotas į strateginę jūsų įmonės sandėlio procesų pertvarką ir optimizavimą. Mes prie šio proceso prieiname sistemingai, pasitelkdami mūsų gilias žinias, sukauptas tiek Odoo WMS vystymo srityje, tiek praktiškame logistikos valdyme.
Išsamus esamų procesų auditas (t. y. „dabartinės būklės“ analizė)
Prieš siūlydami bet kokį sprendimą, mes kruopščiai tiriame, kaip jūsų sandėlis veikia iš tiesų. Analizuojame faktinius darbo srautus ir praktikas, neapsiribodami galbūt pasenusiais dokumentuotais procesais (SOP). Nesutapimai tarp dokumentuotų ir realių procesų dažnai sukelia diegimo iššūkius. Mūsų auditas identifikuoja operacinius trikdžius, klaidų priežastis ir sistemines neefektyvumo vietas.
Pagrindinių problemų ir apribojimų nustatymas
Atliekant auditą, mes nustatome pagrindines jūsų veiklos problemas, kurios gali būti bet kuri iš šių:
• Didelė klaidų tikimybė
• Dažni neteisingai surinkti užsakymai („mis-picks“)
• Reikšmingi nuostoliai dėl prekių pasenimo
• Neefektyvus sandėlio erdvės naudojimas
• Ilgos naujų darbuotojų įvedimo į darbą trukmės
• Realiojo laiko veiklos matomumo stoka
Be to, mes identifikuojame kritinius apribojimus, galinčius paveikti projekto apimtį ar terminus.
Pvz., fizinės erdvės apribojimai – tai iliustruoja farmacinės įmonės atvejis, kai mūsų auditas atskleidė neefektyvias pirkimų praktikas, kurios kėlė erdvės problemas. Dėl to pavyko sumažinti sandėlio užimamą plotą 3500 m³.
WMS kūrimas ir pritaikymas
Remdamiesi išsamios audito analizės rezultatais, mes konfigūruojame ir pritaikome mūsų WMS sprendimą, paremtą Odoo ERP, taip, kad jis tiksliai atitiktų jūsų unikalius operacinius poreikius. Pagrindinės mūsų sistemos funkcijos apima:
- Sandėliavimas pagal vietas (bin vietų sistema): tiksliai ir realiuoju laiku sekti kiekvienos prekės (SKU) saugojimo vietą ir kiekį.
- Valdymas pagal brūkšninius kodus, QR kodus arba RFID: naudojant nešiojamus duomenų terminalus (mobilieji kompiuteriai / RF skaitytuvai) visoms pagrindinėms sandėlio operacijoms – prekių priėmimui, sandėliavimui, surinkimui, išsiuntimui ir atsargų inventorizacijai. Tai žymiai sumažina žmogiškųjų klaidų tikimybę ir pagreitina procesų vykdymą.
- Sandėliavimo ir surinkimo optimizavimas: sistema išmaniai pasiūlo optimalias bin vietas naujoms prekėms pagal iš anksto nustatytas taisykles (pvz., prekių judrumą, saugojimo reikalavimus) ir apskaičiuoja optimalų judėjimo maršrutą užsakymų rinkėjams, kad sumažintų judėjimo laiką ir padidintų surinkimo efektyvumą.
- Partijų ir galiojimo datų sekimas (FEFO/FIFO/LIFO): užtikrina patikimą inventoriaus atributų valdymą, kuris yra ypač svarbus daugelyje sektorių (pvz., maisto produktai, farmacijos pramonė). Mūsų WMS automatizuoja valdymo taisykles, tokias kaip „pirmas pasibaigia – pirmas išeina“ (FEFO), „pirmas įeina – pirmas išeina“ (FIFO) arba „paskutinis įeina – pirmas išeina“ (LIFO).
Pavyzdys iš praktikos: įdiegus WMS sistemą gėrimų platinimo įmonėje, nuostoliai dėl pasenusių prekių nurašymų sumažėjo 85 %.
Pavyzdys iš praktikos: vienas platintojas pagal sutartis turėjo tiekti mažmeninės prekybos tinklams prekes, kurių likęs galiojimo laikas atitiktų nustatytus minimalius reikalavimus. Rankiniu būdu tai sekti įvairioms prekėms ir skirtingoms sutartims buvo itin sudėtinga ir klaidų linkusi užduotis. WMS automatizavo šį atitikties tikrinimą, taip išvengiant situacijų, kai mažmenininkai atsisakydavo prekių dėl nesilaikytų galiojimo terminų.
- Sandėliavimo sąlygų kontrolė: sistema užtikrina iš anksto nustatytus saugojimo reikalavimus, neleidžiant darbuotojams dėti prekių į vietas, kurios pažeistų temperatūros režimą, pavojingų medžiagų atskyrimo taisykles ar kitas nustatytas sąlygas.
Įdiegimo pavyzdys: pieno gamintojo įmonėje WMS automatizavo kritinį prekių perkėlimo procesą iš aušinimo kameros į pagrindinę sandėlio kamerą. Sistemos sugeneruoti perkėlimo užsakymai buvo automatiškai kuriami kiekvienai partijai pagal jos specifinius apdorojimo reikalavimus. WMS fiksavo laiką, kada partija pateko į aušinimo kamerą, generavo perkėlimo užduotį tiksliai reikiamam laikui ir sistemingai užblokavo bet kokį bandymą atlikti perkėlimą anksčiau laiko.
- Elektroninės prekybos ir ERP integracija: užtikrina tikslų, realiuoju laiku atnaujinamą atsargų duomenų teikimą elektroninės prekybos platformoms ir sklandų dvipusį duomenų mainų ryšį su jūsų pagrindine įmonės išteklių planavimo (ERP) sistema, pavyzdžiui, Odoo.
- Inventoriaus skaičiavimo modulis: palaiko efektyvias ir tikslias atsargų skaičiavimo metodikas, įskaitant pilnus fizinius inventorius ir ciklinius skaičiavimus, dažnai nereikalaujant visiško sandėlio operacijų sustabdymo.
- Išteklių ir personalo valdymas: apima priemones darbuotojų produktyvumo rodikliams stebėti, užduočių paskirstymui valdyti ir darbo krūviui subalansuoti visoje sandėlio komandoje.
Mūsų požiūris į Odoo WMS architektūrą remiasi pasaulyje pripažintomis geriausiomis sandėlio logistikos praktikomis. Įdiegę mūsų sistemą, gaunate prieigą prie praktiškai patikrintų, itin efektyvių procesų, kurie vėliau yra pritaikomi ir optimizuojami pagal jūsų konkrečią operacinę aplinką.
Mokymai ir palaikymas
Mes užtikriname išsamius jūsų darbuotojų mokymus, susijusius su sistemos naudojimu. Teikiame nuolatinę pagalbą visose diegimo projekto fazėse (dizainas, konfigūracija, testavimas, paleidimas) ir tęsiame ją po diegimo, padedami užtikrinti sklandžią kasdienę operacinę veiklą. Kaip parodo atvejis su pasipriešinančiais sandėlio darbuotojais, tinkamai įdiegtas WMS kartu su efektyviais mokymais leidžia plačiai palaikyti teigiamus pokyčius ir greitai įsisavinti sistemą naujiems komandos nariams.
Rezultatai ir nauda: apčiuopiami jūsų verslo pokyčiai
Sėkmingas WMS diegimas suteikia apčiuopiamų, matomų rezultatų, kurie tiesiogiai didina jūsų verslo pelningumą ir konkurencinę poziciją. Remiantis mūsų įvairių klientų pasiektais rezultatais, dažniausiai galima tikėtis:
- Radikalus klaidų mažinimas: pasiekiamas aukštas operacijų tikslumas – užsakymų surinkimo tikslumas dažnai siekia 99,5 % ar daugiau (įprastas tikslas – mažiau nei 1 klaida per 10 000 surinkimo eilučių/operacijų), kartu žymiai sumažėja neteisingai surinktų užsakymų ir atsargų trūkumų skaičius.
- Pagreitintos sandėlio operacijos: užsakymų ciklo laikų (surinkimo ir išsiuntimo) trumpinimas paprastai siekia 20–50 % ar daugiau, didinant sandėlio pralaidumą ir gerinant klientų aptarnavimą.
- Nuostolių mažinimas: automatizuotas galiojimo datų ir partijų numerių sekimas žymiai sumažina nurašymus dėl pasenusių ar nebereikalingų prekių – dažnai net 80–90 %.
- Optimizuotas sandėlio panaudojimas: vadovaujamo sandėliavimo logika ir išmanios prekių padėjimo strategijos leidžia efektyviau naudoti esamą sandėlio tūrinę talpą, potencialiai sutaupant iki 30 % vietos.
- Skaidrumas ir atsargų tikslumas: užtikrinama beveik realaus laiko atsargų matomybė ir aukštas inventoriaus įrašų tikslumas (dažnai virš 99,5 %), suteikiant patikimą duomenų pagrindą efektyviam pirkimų planavimui, paklausos prognozavimui ir pardavimų valdymui.
- Padidinta darbuotojų produktyvumas: optimizuoti judėjimo maršrutai, užduočių tarpusavio derinimas ir sistemos valdomas darbas paprastai lemia 15–30 % ar daugiau darbo produktyvumo augimą.
- Pagerintas klientų aptarnavimas: užtikrinamas nuoseklus tikslumas ir greitis užsakymų įvykdyme, didinant klientų pasitenkinimą ir leidžiant patikimai įgyvendinti specifinius klientų reikalavimus (pvz., griežtas likusio galiojimo terminų laikymasis mažmeninės prekybos klientams).
- Greitas ir tikslus atsargų skaičiavimas: inventoriaus skaičiavimas tampa ne trikdančia procedūra, o rutina, efektyvia ir tikslia operacija (ypač naudojant ciklinius skaičiavimus).
- Mažesnė priklausomybė nuo „nepakeičiamų“ darbuotojų: procesų standartizavimas ir intuityvus darbas su nešiojamais terminalais žymiai sutrumpina naujų sandėlio darbuotojų mokymosi laiką ir įvedimą į darbą.
Patirkite sėkmingo WMS diegimo naudą!
Išvados
Modernios WMS sistemos diegimas (pvz., paremtos Odoo ERP) yra strateginė investicija į jūsų verslo ateities augimą, operacijų kontrolę ir bendrą atsparumą. Jei šiuo metu susiduriate su sandėlio neefektyvumo problemomis, nuolatinėmis klaidomis, atsargų nuostoliais ar operaciniais apribojimais, trukdančiais augti dėl pasenusių valdymo metodų – veikti reikia dabar. Mūsų įmonė turi gilias pramonės žinias ir patikimus technologinius sprendimus, kurie padės pakelti jūsų logistikos operacijas į aukštesnį lygį.
Nedelstėkite optimizuoti savo sandėlio. Susisiekite su mumis jau šiandien, aptarkime konkrečias jūsų operacijų problemas ir pasvarstykime, kaip galime jums padėti jas spręsti. Parodysime, kaip mūsų Odoo ekosistema gali ženkliai padidinti jūsų verslo efektyvumą ir produktyvumą.
Teksto autorius:
Andrei Martysiuk
Logistikos vadovas SP EUROPE