Įmonių išteklių planavimo (ERP) sistemos yra daugelio organizacijų veiklos stuburas. Tinkamai įdiegtos jos sujungia procesus, didina skaidrumą ir kuria strateginę vertę. Tačiau netinkamai įdiegtos ERP sistemos sukelia organizacinę sumaištį, sparčiai augančias sąnaudas ir net teisinius ginčus. Dažniausiai skirtumą lemia ne pati programinė įranga, o ją diegiantis partneris ir konsultantas.
ERP nėra masinio vartojimo programinė įranga – ji daro įtaką visoms sritims: nuo finansų ir logistikos iki atitikties reikalavimų. Todėl diegimo konsultantai privalo suprasti ne tik sistemos konfigūraciją, bet ir strateginį suderinamumą, pokyčių valdymą, organizacijos kultūrą bei suinteresuotųjų šalių komunikaciją. Vis dėlto organizacijos pernelyg dažnai remiasi tiekėjų rekomendacijomis arba renkasi partnerius pagal geografinę vietą ar kainą, ignoruodamos svarbesnius veiksnius.
Kaip nurodyta šiame straipsnyje, skiltyje „Konsultavimas“, diegimo partneris (dar vadinamas sistemų integratoriumi) vykdo įvairias veiklas – nuo techninio diegimo iki procesų pertvarkymo – kurioms reikalingi funkciniai, techniniai ir projektų valdymo įgūdžiai. Diegimo partnerio gebėjimą kokybiškai atlikti šias užduotis būtina įvertinti dar prieš įforminant santykius sutartimis arba, dar blogiau, susiduriant su netikėtais sunkumais jau projekto eigoje.
Šiame straipsnyje aptariami pagrindiniai veiksniai, į kuriuos reikėtų atsižvelgti renkantis tinkamą konsultantą po to, kai ERP sistema jau yra pasirinkta. Kadangi Odoo konsultavimo ir konfigūravimo paslaugas teikiame nuo 2012 metų, tolesnėje diskusijoje bus daugiausia dėmesio skiriama Odoo ERP diegimui.
Pagrindiniai kriterijai vertinant Odoo konsultantą
1. Patirtis ir jūsų veiklos srities išmanymas
Kai randate konsultantą, kuris, regis, atitinka jūsų poreikius, neapsiribokite klausimu, ar jis yra dirbęs jūsų pramonės šakoje. Paklauskite, ar jis supranta jūsų veiklos modelį: ar dirbate B2B ar B2C sektoriuje? Ar jūsų gamyba yra diskreti ar procesinė? Ar jūsų veikla yra griežtai reguliuojama? Ar veikiate tarptautiniu mastu? Šios skirtumai lemia Odoo konfigūraciją, ir jei konsultantas visiškai nesupranta šių koncepcijų, jis gali pasiūlyti bendrines arba netinkamas sprendimų rekomendacijas, kurios praleidžia kritinius aspektus, sukeldamos neefektyvumą ar atitikties problemas.
• Jei jūsų potencialus partneris sunkiai pateikia atvejų ar rekomendacijų, kurie artimai atitiktų jūsų pramonės segmentą ir veiklos modelį, tai yra signalas, kad jis gali būti nepatyręs jūsų srityje arba dirbęs prastai, dėl ko vengia pateikti rekomendacijas.
2. Funkcinė ir techninė patirtis
Patyręs partneris siūlo tiek Odoo funkcinio lygio konsultantus, kurie išmano verslo procesus, tiek techninius specialistus, atsakingus už pritaikymus, duomenų migraciją ir integracijas. Abi kompetencijos turėtų būti pristatytos ir gerai subalansuotos, o atitinkami resursai – ne tik miglotai pažadėti, bet priskirti pilnam darbo krūviui.
Atsižvelgiant į tai, ką siekiate pasiekti savo atrankos procese – tiek renkantis ERP sistemą, tiek jos diegimo partnerį – patartina įtraukti kelis kritiškai svarbius, tačiau labai unikalius procesus, kad svarstomas partneris galėtų parodyti, kaip juos spręstų naudojant esamą ERP, ir, svarbiausia, įvertinti potencialaus partnerio reakciją į tokį iššūkį.
-
Jeigu
sistemų integratorius puikuojasi, kad gali „sukoduoti bet kokį
sudėtingą procesą“ jums, tai didelis įspėjimo signalas! Nors
tai gali skambėti labai „klientui palankiai“, toks
pasitenkinimo siekimas iš tiesų reiškia, kad nėra jokio
įsitraukimo funkcinio lygmens, o tikslas optimizuoti jūsų verslo
procesus naudojant minimalų pritaikymą jau buvo pamirštas.
Patyręs Odoo konsultantas visuomet išsiaiškins ir iššauks bet
kurį neaiškų procesą prieš bandydamas jį modeliuoti ERP
sistemoje.
-
Jeigu
partneris nesiklausia klausimų visais lygiais, tai taip pat
signalas, kad trūksta funkcinės kompetencijos. Konsultantas, kuris
supranta tik „kaip sukonfigūruoti atsargas“, bet nesuvokia
„kaip jūsų atsargų valdymas lemia įmonės pajamas, pelną ir
užsakymų vykdymą“, praleis didesnį vaizdą.
- Reikėtų atkreipti dėmesį ir į išorės techninį įgyvendinimą. Klauskite apie jų resursų bazę, bet kokius išorinius partnerius ir bendradarbiavimo sutartis, taip pat patikrinkite ir šiuos aspektus.
3. Sėkmingų projektų įrodymai
Aišku, kad norite, jog jūsų Odoo projektas būtų sėkmingas. Nors nėra lengva tiksliai apibrėžti, ką konkrečiai reiškia sėkmė, jūsų partneris turi gebėti aiškiai paaiškinti, ką jam reiškia sėkmingas ERP diegimas ir kaip jis pasiekė tokį rezultatą savo klientams ankstesniuose Odoo projektuose.
Miglotų atvejų analizės nepakanka. Prašykite projektų rezultatų, susietų su matuojamais naudos rodikliais, pvz.: „finansinių uždarymo ciklas sutrumpėjo nuo X dienų iki Y dienų…“. Šis straipsnis gali būti geras pradinis taškas, kaip apibrėžti ERP sėkmę jūsų organizacijoje ir nustatyti kriterijus, pagal kuriuos vertinsite Odoo diegimo partnerio atsakymus į jūsų klausimus.
- „Mes įgyvendinome tokį ir tokį Odoo projektą laiku ir pagal biudžetą“ arba „Integravome 100 sąsajų“ nėra sėkmės istorijos; svarbiausia, tai rodo, kad jūsų potencialus partneris neturi tikro supratimo, kaip turėtų atrodyti ERP sėkmė, kas taip pat yra įspėjimo signalas.
Nuorodų tikrinimas gali atrodyti kaip nominalus „due diligence“ procesas – konsultantas niekada nepateiks prastos nuorodos, nes niekas nenori atskleisti savo „nešvarių skalbinių“. Tačiau klausimų apie sėkmę kėlimas gali paversti šį patikrinimą tikru skirtumo kūrimo įrankiu. Paklauskite, ar konsultantas gali suteikti tiesioginius klientų kontaktus, kad galėtumėte su jais pasikalbėti asmeniškai. Nepafiltruota realių klientų grįžtamoji informacija dažnai atskleidžia kur kas daugiau nei blizgios atvejų analizės ar paruošti atsiliepimai.
4. ERP diegimo projektų valdymo supratimas ir jo svarba
Odoo diegimo partneris dažniausiai pasiūlo projektų vadovą (pilnai arba dalinai, priklausomai nuo projekto masto), kad užtikrintų projekto vykdymo drausmę. Šis projektų vadovas atlieka svarbų vaidmenį, kuris turi būti vykdomas profesionaliai, nepriklausomai nuo to, kuri organizacija (partneris, jūsų įmonė ar trečioji šalis) jį užtikrina. Geras Odoo diegimo partneris supranta šio vaidmens svarbą ir turėtų būti paklaustas apie savo požiūrį į projektų valdymą.
- „Petras bus mūsų projektų vadovas. O kas jūsų projektų vadovas?“ – tai didelis įspėjimo signalas, rodantis visišką nesupratimą, ko jums reikia. Dažniausiai čia siūlomas tik partnerio resursų vadovas, ieškantis ryšio su kliento pusės atstovu, tuo tarpu iš tikrųjų slepiama būtinybė užtikrinti tikrą projekto valdymo drausmę.
5. Aiški Odoo diegimo metodika su patikimomis rizikų valdymo priemonėmis
Nesvarbu, ar partneris naudoja Agile, Waterfall ar hibridinį metodą, jo diegimo modelis turėtų būti pritaikytas jūsų projekto sudėtingumui. Patikrinkite jų požiūrį užduodami klausimus: „Kaip planuojamos ir peržiūrimos sprintų ar etapų eigos?“ arba „Kaip valdomi, apibrėžiami ir įkainojami pokyčiai?“ bei „Kokios priemonės naudojamos bendradarbiavimui ir darbų stebėsenai?“
- Aiški kainodara yra labai svarbi, kad vėliau nekiltų nesusipratimų, tačiau griežtos mokėjimo sąlygos, susietos tik su kalendoriumi ar resursų naudojimu, o ne su pasiektais rezultatais, rodo metodologijos spragas.
Vertindami potencialų diegimo partnerį, atkreipkite dėmesį į ženklus, kad jis negali numatyti arba sumažinti rizikų, tokių kaip projekto apimties „išsiplėtimas“ (scope creep), duomenų migracijos problemos ar pokyčių valdymas. Atvirai aptarkite, kaip jie sprendė tokias situacijas praeityje, ir atidžiai klausykite jų atsakymų.
6. Detalus planas su sąmata
„Velnias slypi detalėse“ – ir Odoo konsultanto pateikta sąmata gali daug pasakyti apie tai, kiek sėkminga gali būti jūsų partnerystė. Nors šiuo etapu negalite tikėtis, kad jūsų projektas bus visiškai įkainotas, prašykite pavyzdinės sąmatos ir plano iš potencialaus partnerio ankstesnių diegimų (pakeistos tik dėl konfidencialumo) – tai užtikrins daugiau prasmingų pokalbių.
-
Pigių
sąmatų su neaiškiais darbų aprašymais ir neišsamia apimtimi
pasekmė – papildomi pakeitimai, projekto apimties „išsiplėtimas“
ir pakartotinis darbas, galų gale kainuojantis daugiau – tokių
situacijų verta saugotis. Turėtumėte matyti detalią apimtį,
aiškias atsakomybes ir etapų rodiklius, susietus su rezultatais.
-
Pažadai,
kad sudėtingą sistemą „įdiegsite per 3 savaites“ be
reikalavimų rinkimo, greičiausiai ves prie nesėkmės. Ieškokite
partnerių, kurie pateikia tik realistiškus terminus, pagrįstus
atradimų (discovery) procesu.
- Planą, kuriame nėra po diegimo teikiamos pagalbos, taip pat reikia vertinti kaip įspėjimo signalą. ERP sėkmė – tai ne tik paleidimas, bet ir sistemos priėmimas. Jei konsultanto planas baigiasi diegimu be struktūruotos hiperpriežiūros, dokumentacijos ir mokymų, tai yra blogas ženklas.
7. Komunikacija, bendradarbiavimas, strateginis suderinamumas ir kultūrinė atitiktis
Odoo diegimas gali būti ilgalaikis įsipareigojimas. Odoo konsultantas daro įtaką jūsų vidinei kultūrai, palaiko pokyčių valdymą, padeda apibrėžti procesus ir organizuoti mokymus.
Ar jūsų įmonės kultūra yra „konkurencinga“ (ryžtinga, agresyvi, orientuota į rezultatus, su ilgomis darbo valandomis); „tradicinė“ (orientuota į taisykles, stabili, siekianti kokybės); „inovatyvi“ (lanksti, neformali, linkusi rizikuoti, nesilaiko griežtų taisyklių); ar „bendradarbiaujanti“ (palaikanti, rami, komandai orientuota, sąžininga); ar jūsų darbo patirtis skiriasi nuo šių tipų? Jūsų Odoo konsultantas turėtų arba dalintis, arba gebėti prisitaikyti prie jūsų įmonės kultūrinių ypatumų, nes kitaip neišvengiamai atsiras pasipriešinimas pokyčiams dėl nesuderinamų požiūrių. Visų įtraukimas į ERP procesą ir diegimą yra kritiškai svarbus norint užtikrinti vartotojų įsitraukimą visoje įmonėje.
-
Partneriai be komunikacijos plano ir suinteresuotųjų šalių
strategijos rizikuoja nesuderinamumu – tai dar vienas įspėjimo
signalas.
- Venkite konsultantų, kurie primeta savo viziją, užuot supratę jūsų įmonės veiklą, organizacijos klimatą, ambicijas ir biudžetus.
Kultūrinį suderinamumą su potencialiu diegimo partneriu galima įvertinti per pirmuosius susitikimus, ypač klausiant apie pokyčių valdymo ir konfliktų sprendimo metodus. Norint geriau suprasti, kaip partneris tvarkosi tokiose situacijose, galima stebėti, ar jam sekasi įtraukti suinteresuotuosius asmenis susitikimų metu.
10 klausimų, kuriuos būtina užduoti Odoo diegimo konsultantams
Tinka bet kuriems ERP konsultantams
| Klausimas | Kodėl tai svarbu |
Kokius projektus neseniai atlikote mūsų sektoriuje? | Įvertina aktualumą
|
| Ar galite pateikti rekomendacijas iš panašaus dydžio ir sektoriaus klientų? | Įrodo gebėjimą patikimai įvykdyti
|
Kaip valdote projekto komandą ir užtikrinate darbų tęstinumą? | Vertina stabilumą
|
Kaip planuojate valdyti pokyčius ir organizuoti mokymus? | Parodo, kaip orientuojamasi į vartotojų pasirengimą
|
Kaip sprendžiate integracijų ir paveldėtų sistemų klausimus? | Įvertina techninę kompetenciją |
Kaip renkate projekto reikalavimus – kokią metodiką taikote? | Vertina planavimo tikslumą ir kruopštumą
|
Ar teikiate pagalbą po sistemos paleidimo? | Parodo atsakomybę ilgalaikėje perspektyvoje
|
Kam priklauso kodas / pritaikymai? | Sumažina priklausomybę nuo tiekėjo |
Kaip užtikrinate vadovų ir vartotojų įsitraukimą? | Įvertina suinteresuotųjų šalių strategiją |
Kaip elgiatės, jei projekto metu pradedame nebesilaikyti plano? | Atspindi patirtį ir brandą valdant rizikas |
Avakompas – jūsų Odoo konsultantas
Odoo pasaulyje yra daug vieno žmogaus laisvai samdomų specialistų, kuriuos galima pasitelkti taktiniams (vienos programos) diegimams su maža rizika, kai palaikymo poreikis minimalus, o verslas yra mažas ir paprastas. Taip pat yra nišinių boutique įmonių, specializuotų siaurai, konkrečiai pramonės šakai skirtų sprendimų – tačiau tokios dažniausiai neturi masto galimybių.
Avakompas yra puikus pavyzdys, kaip pilno ciklo agentūra turėtų vykdyti ERP diegimus. Visiškai specializuodamiesi Odoo, jų metodika prasideda ne nuo kodo, o nuo organizacijos auditų. Nuo atradimų (discovery) iki hiperpriežiūros (hypercare) jų modelis apima:
- Odoo sertifikuotų komandų turėjimą viduje, apimančių konsultavimą, vystymą ir kokybės užtikrinimą
- Skaidrią paslaugų teikimo sistemą su mėnesiniais ataskaitų teikimais
- Po paleidimo teikiamą palaikymą, integruotą į projekto planus (patvirtinta SLA)
- Platus pramonės sektorių pasiekiamumas su rekomendacijomis logistikos, gamybos, distribucijos, pardavimų ir finansų srityse
Skirtingai nuo griežtų ir dažnai per daug personalo turinčių pasaulinių agentūrų – kurios yra spektru priešingame gale nuo laisvai samdomų specialistų – Avakompas optimaliai pozicionuojasi kaip Odoo konsultantas, gebantis suderinti diegimą su operaciniais poreikiais ir pristatyti strateginę vertę su minimaliais trikdžiais, aiškiais lūkesčiais ir matuojama procesų nauda.
Pertvarkykite savo verslą su Avakompo ekspertų Odoo konsultacijomis ir konfigūracija
Išvados
Renkantis Odoo konsultantą, svarbiausia nėra pirkti paslaugą ar programuotojų darbo valandas. Tai yra strateginės partnerystės formavimas, kuris nulems, kaip jūsų organizacija veiks ateinančius metus. Naudokite struktūrizuotus vertinimo kriterijus, reikalaukite skaidrumo ir užtikrinkite, kad partneris atitiktų jūsų specifinį verslo kontekstą bei kultūrą. Kaina už klaidą čia tiesiog per didelė. Prekės ženklai ar apdovanojimai ne visada yra pakankami. Net integratorius, kuris atrodo pasaulinio lygio, gali patirti katastrofišką nesėkmę. Svarbiausia – jūsų partnerio gebėjimas įgyvendinti jūsų transformaciją.
Teksto autorius:
Gleb Lisikh
Direktorius, tyrimų ir konsultacijų skyrius, Info-Tech Research Group