ERP sistemos paleidimas (Go-Live) – tai vienas svarbiausių momentų visame diegimo projekte. Daugelis įmonių mano, kad didžiausias darbas baigiasi tuomet, kai sistema pradeda veikti. Tačiau praktika rodo priešingai – Go-Live yra ne projekto pabaiga, o naujos verslo transformacijos pradžia.
UAB Avakompas, diegiantis Odoo ERP sprendimus Lietuvos įmonėse, pastebi, kad sėkmingą projektą lemia ne tik tinkamai sukonfigūruota sistema. Ne mažiau svarbūs yra darbuotojų pasirengimas, kokybiški duomenys, aiški komunikacija ir operatyvi pagalba pirmosiomis savaitėmis po paleidimo.
Kas yra ERP Go-Live?
Go-Live – tai momentas, kai įmonė nustoja naudotis sena sistema ir kasdienę veiklą pradeda vykdyti naujoje ERP sistemoje.
Nuo šios dienos visi verslo procesai – pardavimai, pirkimai, sandėlio valdymas, gamyba, apskaita ar projektų valdymas – vykdomi vienoje sistemoje.
Tai ne tik techninis paleidimas. Tai organizacinis pokytis, kuriam turi būti pasiruošę visi darbuotojai.
1. Tinkamas pasiruošimas – pusė sėkmės
Prieš paleidžiant ERP sistemą būtina įsitikinti, kad:
• visi duomenys sėkmingai perkelti;
• atlikti sistemos testai;
• darbuotojai apmokyti;
• vadovybė visiškai palaiko projektą.
Jeigu bent vienas iš šių punktų nėra įvykdytas, Go-Live geriau atidėti kelioms dienoms ar savaitėms, nei rizikuoti visos įmonės veiklos sutrikimais.
Avakompo praktika
Prieš kiekvieną Odoo ERP paleidimą Avakompo konsultantai kartu su klientu pereina kontrolinį sąrašą (Go-Live Checklist), kuriame tikrinami visi svarbiausi projekto etapai. Tai leidžia ženkliai sumažinti rizikas paleidimo dieną.
2. Pirmosios dienos nebus tobulos – ir tai normalu
Net ir idealiai pasiruošus:
• darbuotojai pamirš tam tikrus veiksmus;
• atsiras netikėtų situacijų;
• bus smulkių klaidų.
Tai nėra ženklas, kad ERP sistema neveikia.
Svarbiausia – greitai identifikuoti problemas ir jas spręsti.
Didžiausia klaida – pradėti grįžti prie Excel lentelių ar senos sistemos. Tokiu atveju įmonė pradeda dirbti dviejose sistemose vienu metu, o tai dažniausiai sukelia dar daugiau problemų.
3. Informuokite klientus ir tiekėjus
Jeigu po ERP diegimo keičiasi:
• sąskaitų faktūrų forma;
• pirkimo užsakymų šablonai;
• važtaraščiai;
• kiti dokumentai,
apie tai verta iš anksto informuoti svarbiausius klientus ir tiekėjus.
Tai padeda išvengti nereikalingų klausimų bei užtikrina sklandesnį bendradarbiavimą pereinamuoju laikotarpiu.
4. Go-Live dieną svarbiausia – pagalba darbuotojams
Pirmosiomis dienomis darbuotojai dažniausiai jaučia didžiausią stresą.
Todėl rekomenduojama:
• paruošti trumpas instrukcijas;
• paskirti atsakingus žmones kiekvienam skyriui;
• užtikrinti greitą konsultantų pagalbą.
UAB Avakompas Go-Live laikotarpiu klientams suteikia sustiprintą konsultacinę pagalbą. Tokiu būdu į klausimus atsakoma iš karto, o darbuotojai greičiau pripranta prie naujos sistemos.
5. Nekaltinkite sistemos dėl vartotojų klaidų
Labai dažnai pirmosios problemos nėra susijusios su ERP sistema.
Dažniausios priežastys:
• neteisingai įvesti duomenys;
• pamiršti procesai;
• nepakankama praktika.
Jeigu kiekviena vartotojo klaida bus vadinama "sistemos problema", darbuotojai greitai praras pasitikėjimą nauja ERP sistema ir vėl pradės naudoti Excel lenteles.
6. Pirmosiomis savaitėmis reikalinga didesnė pagalba
Go-Live metu verta turėti kuo daugiau žmonių, galinčių greitai padėti:
• vidinę projekto komandą;
• padalinių vadovus;
• ERP konsultantus;
• IT specialistus.
Nors gali atrodyti, kad konsultantai "nieko neveikia", jų buvimas kritiniu momentu gali sutaupyti valandas ar net dienas prastovų.
7. Go-Live nėra projekto pabaiga
Sėkmingai paleidus ERP sistemą prasideda optimizavimo etapas.
Rekomenduojama:
• registruoti visas darbuotojų pastabas;
• po mėnesio atlikti pirmą sistemos peržiūrą;
• analizuoti KPI rodiklius;
• tobulinti procesus.
Būtent šiame etape ERP pradeda generuoti didžiausią vertę verslui.
8. Kaip suprasti, kad ERP projektas buvo sėkmingas?
Sėkmingas Go-Live matuojamas ne tuo, kad sistema įsijungė.
Svarbiausi rodikliai:
• trumpesnis užsakymų vykdymo laikas;
• tikslesni sandėlio likučiai;
• mažiau rankinio darbo;
• greitesnis sprendimų priėmimas;
• mažiau Excel lentelių;
• didesnis darbuotojų pasitikėjimas sistema.
Kai darbuotojai pradeda naudoti ERP kaip pagrindinį darbo įrankį, galima sakyti, kad projektas pasiekė tikslą.
Kodėl verta rinktis UAB Avakompas?
ERP diegimas – tai ne tik programinės įrangos įdiegimas. Tai verslo procesų pokytis, kuriam reikalingas patikimas partneris.
UAB Avakompas specializuojasi Odoo ERP diegime ir padeda įmonėms:
• analizuoti verslo procesus;
• konfigūruoti sistemą pagal realius poreikius;
• perkelti duomenis;
• apmokyti darbuotojus;
• užtikrinti sklandų Go-Live;
• teikti pagalbą ir nuolat tobulinti sistemą po paleidimo.
Mūsų tikslas – ne tik sėkmingai paleisti ERP sistemą, bet ir padėti jūsų įmonei maksimaliai išnaudoti visas Odoo galimybes.
Išvada
ERP Go-Live – tai ne finišo linija, o naujas jūsų įmonės augimo etapas. Tinkamai pasiruošus, įtraukus darbuotojus ir užtikrinus profesionalią pagalbą pirmosiomis savaitėmis, naujoji ERP sistema greitai tampa patikimu verslo valdymo įrankiu.
Jeigu planuojate diegti Odoo ERP arba norite įvertinti savo įmonės pasirengimą Go-Live etapui, susisiekite su UAB Avakompas komanda. Padėsime užtikrinti, kad sistemos paleidimas būtų sklandus, o investicija į ERP sukurtų realią vertę jūsų verslui.
Teksto autorius:
UAB Avakompas