Įvadas
Rankinis užsakymų apdorojimas iš PDF failų kelia nuolatinį iššūkį daugeliui įmonių. Šis daug laiko reikalaujantis ir žmogiškosioms klaidoms imlus procesas gali sukelti vėlavimų įmonės tiekimo grandinėje.
Įdiegdama dirbtinio intelekto (DI) valdomą automatizavimą, jūsų įmonė gali žymiai supaprastinti užsakymų iš PDF failų apdorojimą. DI technologija, tokia kaip Docupanda.io, gali analizuoti dokumentus, išgauti esminius duomenis ir automatiškai sukurti užsakymus Odoo sistemoje, taip pašalindama rankinio įvedimo poreikį.
Šiame straipsnyje nagrinėjami pagrindiniai rankinio užsakymų apdorojimo iššūkiai ir paaiškinama, kaip dirbtinio intelekto pagrindu veikiantis duomenų išskyrimas (parsing) pagerina efektyvumą, parodant DI duomenų išskyrimo integravimą su Odoo sistema.
Iššūkiai, kylantys rankiniu būdu apdorojant užsakymus PDF formatu
- Įvairūs dokumentų formatai: skirtingi tiekėjai ir klientai pateikia užsakymus skirtingais PDF formatais, todėl rankinis jų apdorojimas tampa sudėtingas.
Sudėtingo formato PDF užsakymo pavyzdys
- Duomenų suvedimo klaidos: rankinio įvedimo metu pasitaikančios žmogiškos klaidos gali lemti neteisingus užsakymus, brangiai kainuojančias klaidas ir pristatymo vėlavimus.
- Lėtas apdorojimo greitis: rankinis duomenų suvedimas užtrunka ilgai, todėl sulėtėja pardavimų ir užsakymų vykdymo procesai.
- Integracijos problemos su ERP sistemomis: nors rankiniu būdu įvesti duomenis galima pritaikyti ERP struktūrai, patikimų automatinių integracijų su „Odoo“ kūrimas, siekiant apdoroti pusiau struktūruotus ar net nestruktūruotus dokumentus (pvz., tiekėjų ar klientų PDF failus), yra sudėtingas. Turinys ir formatavimo skirtumai dažnai sukelia klaidas specialiai kurtuose importavimo įrankiuose.
Dirbtinio intelekto duomenų atpažinimas ir tradicinis OCR: svarbiausi skirtumai
OCR (optinis simbolių atpažinimas) paverčia nuskaitytą tekstą redaguojamais simboliais, tačiau nesupranta duomenų struktūros ar jų prasmės.
Dirbtiniu intelektu grįstas PDF analizavimas (pvz., „Docupanda.io“) žengia toliau nei paprastas teksto atpažinimas:
- Išskiria struktūrizuotus duomenis, tokius kaip užsakymo numeriai, kainos, datos, tiekėjai ir prekių informacija.
- Prisitaiko prie skirtingų dokumentų formatų nereikalaudamas iš anksto paruoštų šablonų.
- Automatiškai klasifikuoja ir tvarko duomenis, užtikrinant sklandžią integraciją su verslo sistemomis.
Dirbtinio intelekto analizės pranašumai lyginant su OCR:
- Veikia su nestandartinėmis lentelėmis ir įvairiais dokumentų išdėstymais.
- Atpažįsta duomenų laukų kontekstinę prasmę.
- Nereikalauja rankinio šablonų nustatymo.
Kaip dirbtinis intelektas pagerina PDF užsakymų apdorojimą
Mūsų dirbtiniu intelektu paremta sistema naudoja „Docupanda.io“ dokumentų analizavimui, kas žymiai padidina užsakymų apdorojimo efektyvumą.
Proceso apžvalga:
- Gaunami užsakymai el. paštu su PDF prisegtukais.
- Prisegtukai nukreipiami į „Docupanda.io“ duomenų išgavimui naudojant dirbtinį intelektą.
- Dirbtinis intelektas analizuoja dokumentą ir pateikia struktūrizuotus duomenis JSON formatu.
- Išgauti duomenys naudojami automatiškai sukurti pardavimo užsakymus (SO) „Odoo“ sistemoje.
- Sistema patikrina išgautus duomenis ir integruoja juos į ERP darbo eigą.
Tokia automatizacija sumažina rankinį darbą ir pagerina duomenų tikslumą.
Dirbtinio intelekto dokumentų analizės integravimas su „Odoo“
Integracija tarp „Docupanda.io“ ir „Odoo“ vykdoma naudojant API pagrįstą automatizaciją.
Procesas veikia taip:
- Sistema stebi el. pašto dėžutę, ar neateina naujų užsakymų laiškų su PDF prisegtukais.
- Prisegtukai automatiškai siunčiami į „Docupanda.io“ apdorojimui.
- Dirbtinio intelekto analizatorius išskiria svarbiausią informaciją, pvz., kliento duomenis, prekių kodus (SKU), užsakymo kiekius, pristatymo datas ir kt.
- Išgauti duomenys tuomet struktūrizuojami JSON formatu ir grąžinami.
- Skriptas apdoroja gautus JSON duomenis ir automatiškai sukuria pardavimo užsakymą (SO) „Odoo“ sistemoje.
- Prireikus sistema pažymi neatitikimus, kad juos peržiūrėtų žmogus.
Dirbtinio intelekto analizės neatitikimų peržiūra „Odoo“ sistemoje
JSON atsakymas, išanalizuotas dirbtiniu intelektu, paruoštas integracijai su „Odoo“
Automatiškai sukurtas pardavimo užsakymas „Odoo“ sistemoje
Ši sklandi integracija užtikrina, kad užsakymai būtų apdorojami greitai ir tiksliai, taip sumažinant žmogiško įsikišimo poreikį.
Verslo privalumai naudojant dirbtinio intelekto valdomą užsakymų apdorojimą
Sąnaudų taupymas
- Sumažėja darbo sąnaudos, susijusios su rankiniu duomenų įvedimu.
Klaidų mažinimas
- Dirbtinis intelektas užtikrina tikslius duomenų išgavimus, minimalizuodamas brangiai kainuojančias klaidas ir grąžinimus.
Greitesnis užsakymų apdorojimas
- AI automatizacija leidžia beveik akimirksniu įvesti užsakymus į „Odoo“.
- Greitesnis apdorojimas spartina pardavimų prieinamumą ir pristatymą, suteikdamas įmonei konkurencinį pranašumą.
Padidintas mastelis
- Dirbtiniu intelektu paremta automatizacija gali tvarkyti didėjantį užsakymų kiekį neįdarbinant papildomų darbuotojų.
- Mažesnės operacijų kliūtys leidžia verslui efektyviai plėsti veiklą.
„Odoo“ užsakymų apdorojimo laiko palyginimas: rankinis darbas prieš dirbtinio intelekto automatizaciją
Tikras naudojimo atvejis
Viena iš mūsų klientų įmonių, „TH Electronics“, naudojo OCR technologiją užsakymams apdoroti „Odoo“ sistemoje. Nors sistema dažniausiai veikė gerai, kildavo problemų kiekvieną kartą, kai tiekėjai keisdavo užsakymų šabloną arba prisijungdavo nauji tiekėjai. Tokiais atvejais OCR integracijos pritaikymas užtrukdavo kelias dienas, per kurias klientui tekdavo užsakymus apdoroti rankiniu būdu.
Įdiegus dirbtinio intelekto pagrįstą užsakymų apdorojimą, naujų formatų pritaikymo laikas sumažėjo iki vos vienos valandos.
Ką dar galima integruoti su dirbtiniu intelektu „Odoo“ sistemoje?
Beveik visos dirbtinio intelekto programos jau integruotos „Odoo 18“ (pvz., el. laiškų ir straipsnių rašymas ir kt.). Idėja pasitelkti AI prognozavimui ir analitikai yra vertinga, nors panaši funkcija jau egzistuoja pačioje „Odoo“ sistemoje.
Išvados
Užsakymų apdorojimo automatizavimas naudojant dirbtinio intelekto pagrįstą dokumentų analizę su „Docupanda.io“ ir jos integravimas su „Odoo“ visiškai keičia įmonių požiūrį į dokumentų tvarkymą. Pašalinus rankinį apdorojimą, įmonės sutaupo daug laiko, pagerina duomenų tikslumą ir padidina bendrą efektyvumą. Jei jūsų įmonė vis dar rankiniu būdu apdoroja PDF užsakymus, dabar pats laikas išbandyti dirbtiniu intelektu paremtą automatizaciją.
Atraskite, kokią realią verslo naudą gali suteikti dirbtinio intelekto integracija su „Odoo“
Teksto autorius:
Ilya Rudy
Programinės įrangos kūrėjas Ventor Tech